Audits er vigtige for at sikre nøjagtigheden og pålideligheden af regnskaber, optegnelser, transaktioner eller operationer i en virksomhed. De giver investorer, kreditorer, tilsynsmyndigheder og andre interessenter sikkerhed for, at de finansielle og operationelle oplysninger, der præsenteres af en enhed, er retfærdige og troværdige. Audits hjælper også med at opdage og forhindre svig, fejl og fejlinformationer, der kan påvirke virksomhedens præstationer og omdømme.
 

• En systematisk og uafhængig undersøgelse af en organisations regnskaber, optegnelser, drift eller ydeevne.

• En måde at give sikkerhed for, at de præsenterede oplysninger er nøjagtige og i overensstemmelse med gældende standarder og regler.

• Mange fordele som f.eks.:

  • ​Forbedring af oplysningernes pålidelighed.

  • Forbedring af den interne kontrol og styring af organisationen.

  • Identificering af områder, der behøver forbedring og risikobegrænsning.
     

Audit - Et værktøj med funktionalitet baseret på - og i overensstemmelse med - ISO-standarder.
 

Audit-værktøjet er baseret på ISO 19011-standarden og bruger den som udgangspunkt i forhold til begreber, definitioner og arbejdsmetoder.
Audit-værktøjet sikrer, at Brugere let kan udarbejde, udføre og følge op på Audit-program, Audit-plan og Audit-observationer.
 

Værktøjet kan anvendes til alle typer audits: Både interne og eksterne andenparts-audits såsom Leverandør-audit, samt andre tredjeparts-audits såsom Certificering og / eller Akkrediterings-audit.
 

WBS - Work Breakdown Structure
Audit-værktøjet har en struktur baseret på WBS, der opdeler audit-programmerne i mindre - og mere overskuelige opgaver: Audit-program, Audit-plan med Audit-kriterier, Aktiviteter og Handlinger. Det giver status for alle arbejdsopgaver i forbindelse med de enkelte audits, herunder fremskridt i den enkelte opgave og hvem opgaverne er tildelt.
 

Audit-register og Audit-gruppe: Et fælles arkiv til opbyging af inhold i en logisk struktur
Audits kan bygges op og arkiveres i en logisk hierarkisk træstruktur ved at bruge Audit-register, Audit-gruppe og Audit-program. Et audit-program kan f.eks. omfatte alle audits i løbet af et år og have mulighed for at tilføje flere audit-planer under hvert program.
 

Audit-program - Overholdelse af ISO
ISO 9001 kravene kræver planlægning, etablering, implementering og vedligehold af et audit-program.   
 

Værktøjet sikrer undertsøttelse af alle nødvendige krav og er i overensstemmelse med ISO's krav til et Audit-program. Audit-programsiden anvendes til detaljerede oversigter vedrørende referencer, linket og detaljeret dokumentation, projektdeltagere, risiko og KPI'er. 
 

Risikovurdering
Værktøjet giver fremragende støtte til opbygning af risikoregisteret og udførelse af sårbarhedsanalyser i forbindelse med aktiviteter og planer, der skal udføres.
 

Kritiske succesfaktorer
Audit-verktøjet er integreret med værktøjer til strategisk ledelse for at sikre overholdelse af strategiske mål og kritiske succesfaktorer.
 

Gantt-diagrammer
Et Gantt-diagram baseret på status og fremskridt i auditprogrammet er tilgængeligt på audit-program siden og giver et overblik over planlagte og udførte audits.
 

Workflow
Opgaver kan tildeles forskellige roller gennem workflows og indeholder alle nødvendige trin til en audit, herunder udførelse, gennemgang af audit-konklusion, overvågning og opfølgning samt godkendelse med afslutning af audit til auditafslutningskvittering i overensstemmelse med ISO.
 

Påmindelser i arbejdskø med e-mail til udfører
Hver opgave sendes til den ansvarliges arbejdskø til udførelse. Som en påmindelse til den ansvarlige udfører sender værktøjet automatisk e-mail-advarsler for at sikre opmærksomhed og opfølgning på det arbejde, der skal udføres.
 

Audit-plan
Audit-planen beskriver aktiviteter og aftaler for auditten og den planlagte audit af et fagområde, en afdeling og lignende. Den dokumenterer, hvad der skitserer målene, omfanget og procedurerne for auditten. Planen er med til at sikre, at auditten udføres effektivt, og at audit-resultaterne er pålidelige og relevante. Audit-planen hjælper også med at kommunikere forventninger og ansvar hos auditorer og de auditerede og til at undgå misforståelser eller konflikter under audit-processen.

Overholdelse af interne processer
Værktøjet er integreret med APOS-modulet, og alle processer kan danne grundlaget for organisationen i auditten. For eksempel kan alle processer med roller, bedste praksis, krav og tjeklister tilknyttes hvert auditkriterium for at vise, om overholdelsen er opnået eller ej.
 

Audit-kriterier - strukturert som en tjekliste
Audit-kriterier er krav, standarder og/eller normer, som auditten/den auditerede virksomhed skal vurderes i forhold til. I SoluDyne-værktøjet kan audit-kriterier struktureres som en tjekliste med kriterier for hvert punkt, der udføres under auditten. Kriterierne kan omfatte politikkrt, processer, procedurer, best practices, instruktioner, styringselementer, lovmæssige krav, kontraktmæssige forpligtelser med mere. Audit-kriterier dokumenteres på hver audit-plan og kan brges som tjekliste.
 

Audit-konklusiom - opret aktioner vedrørende afvigelser og observationer 
Audit-afvigelser danner grundlaget for at udtrykke en audit-konklusion og skal rapporteres i en oversigt over resultater og forbundne omkostninger. Værktøjet understøtter håndtering af afvigelser der er fundet i auditten, evaluerer objektive beviser og sammenligner dem med audit-kriterierne. Verktøjet kan vise overholdelse eller manglende overholdelse af kriterierne samt bedste praksis eller forbedringsmuligheder.
 

Udfør audit-opfølgning - oversigter over afvigelser, konklusioner og anbefalinger på en klar og præcis måde.
Resultatet af auditten kan, afhængigt af audit-målene, indikere behovet for rettelser, eller for korrigerende handlinger eller muligheder for forbedringer. Man kan tilføje handlinger for at uddelegere opgaver i forbindelse med behandling af observationerne. Log til at logge kommentarer, input og verifikation for at kontrollere, at de udførte tiltag har en effekt på anbefalingerne.
 

Understøttelse af register over rodårsager
Hvert auditresultat og auditobservation kan dokumenteres, og en dato kan fastsættes for, hvornår det skal afsluttes, og hvem der er ansvarlig for at udføre dette. Det er workflows-baseret og understøtter udførelse/analyse for at afdække rodårsagen.
 

Brug af Compliance Rapport-verktøj for at sikre overholdelse af regler og love
Et separat værktøj til rapportering af overholdelse af regler og forskrifter er tilgængeligt for at hjælpe de ansvarlige med at oprette oversigter, der viser, at interne styringselementer er knyttet til eksterne love og regler, hvor overholdelse kan påvises under auditten.

SoluDyne-systemet inkluderer som standardfunktionalitet automatisk generering af krydsreferencelister, der viser, hvilke love og regler - herunder ISO-krav - der er dækket/beskrevet i de procesbeskrivelser, der er opprettet i systemet.
 

Funktionaliteten muliggør specifikation, sporing og overblik over overholdelsesniveauet i organisationen/opfyldelse af individuelle krav. For hvert krav angiver en farvekode, om kravet er: Ikke opfyldt, delvist opfyldt eller opfyldt.