Audits er vigtige for at sikre nøjagtigheden og pålideligheden af regnskaber, optegnelser, transaktioner eller operationer i en virksomhed. De giver investorer, kreditorer, tilsynsmyndigheder og andre interessenter sikkerhed for, at de finansielle og operationelle oplysninger, der præsenteres af en enhed, er retfærdige og troværdige. Audits hjælper også med at opdage og forhindre svig, fejl og fejlinformationer, der kan påvirke virksomhedens præstationer og omdømme.
 

• En systematisk og uafhængig undersøgelse af en organisations regnskaber, optegnelser, drift eller ydeevne.

• En måde at give sikkerhed for, at de præsenterede oplysninger er retfærdige, nøjagtige og i overensstemmelse med gældende standarder og regler.

• En kilde af fordele som f.eks.:

  • ​Forbedring af oplysningernes troværdighed og pålidelighed.

  • Forbedring af den interne kontrol og styring af organisationen.

  • Identificering af områder for forbedring og risikobegrænsning.
     

Audit-værktøj i SoluDyne - Et værktøj med funktionalitet baseret på og i overensstemmelse med ISO-standarder.
 

Audit-værktøjet er baseret på ISO 19011-standarden og bruger den som udgangspunkt i forhold til begreber, definitioner og arbejdsmetoder.
Audit-værktøjet sikrer, at Brugere let kan udarbejde, udføre og følge op på Audit-program, Audit-plan og Audit-observationer.
 

Værktøjet kan anvendes til alle typer audits: Både interne og eksterne andenparts-audits såsom Leverandør-audit og andre tredjeparts-audits såsom Certificering og / eller Akkrediterings-audit.
 

WBS - Work Breakdown Structure
Audit-værktøjet har en struktur baseret på WBS, der opdeler audit-programmerne i mindre og mere overskuelige opgaver: Audit-program, Audit-plan med Audit-kriterier, Aktiviteter og Handlinger. Det giver status for alle arbejdsopgaver i forbindelse med de enkelte audits, herunder fremskridt i den enkelte opgave og hvem opgaverne er tildelt.
 

Audit-register og Audit-gruppe: En logisk struktur til at opbygge indhold
Audits kan bygges op og arkiveres i en logisk hierarkisk træstruktur ved at bruge Audit-register, Audit-gruppe og Audit-program. Et audit-program kan f.eks. omfatte alle audits i løbet af et år og have mulighed for at tilføje flere audit-planer under hvert program.
 

Audit-program
ISO 9001 audit-programkravene kræver planlægning, etablering, implementering og vedligeholdelse af et audit-program.   
 

Værktøjet sikrer support til alle nødvendige krav og er i overensstemmelse med ISO's krav til Audit-program. Anvend Audit-program for detaljerede oversigter vedrørende referencer, linket og detaljeret dokumentation, projektdeltagere, risiko og KPI'er. 
 

Risikovurdering
Værktøjet giver fremragende støtte til opbygning af risikoregisteret og udførelse af sårbarhedsvurderinger i forbindelse med aktiviteter og planer, der skal udføres.
 

Kritiske succesfaktorer
Revisionsværktøjet er integreret med værktøjer til strategisk ledelse for at sikre overholdelse af strategiske mål og kritiske succesfaktorer.
 

Gantt-diagrammer
Et Gantt-diagram baseret på status og fremskridt i auditprogrammet er tilgængeligt på auditprogrammets side og giver et overblik over planlagte og udførte audits.
 

Arbejdsflow
Opgaver kan tildeles forskellige roller gennem arbejdsflows og indeholder alle nødvendige trin til en audit, herunder præstation, gennemgang af revisionskonklusion, overvågning og opfølgning samt godkendelse med afslutning af audit til auditafslutningskvittering i overensstemmelse med ISO.
 

Påmindelser i arbejdsliste med e-mail til udfører
Hver opgave sendes til den ansvarliges arbejdsliste til udførelse. Som en påmindelse til den ansvarlige udfører sender værktøjet automatisk e-mail-advarsler for at sikre opmærksomhed og opfølgning på det arbejde, der skal udføres.
 

Audit-plan
Audit-planen beskriver aktiviteter og aftaler for auditen og den planlagte audit af et fagområde, en afdeling og lignende. Den dokumenterer, hvad der skitserer målene, omfanget og procedurerne for auditen. Den er med til at sikre, at auditen udføres effektivt, og at audit-resultaterne er pålidelige og relevante. Audit-planen hjælper også med at kommunikere forventninger og ansvar hos auditorer og de auditerede og til at undgå misforståelser eller konflikter under audit-processen.
 

Audit kriterier - Auditkriterier dokumenteres i hver auditplan og kan bruges som en tjekliste.
Auditkriterier er krav, standarder og/eller normer, som auditen/den reviderede enhed skal vurderes i forhold til. I SoluDyne-værktøjet kan auditkriterier struktureres som en tjekliste med kriterier for hvert element, der gennemføres under auditen. Kriterierne kan omfatte retningslinjer, processer, procedurer, instruktioner, styringselementer, lovmæssige krav, kontraktmæssige forpligtelser og mere. Det er let at registrere observationer og afvigelser for hvert auditkriterium og sende korrektive eller forebyggende handlinger til de ansvarlige for at håndtere resultaterne.
 

Overholdelse af interne driftsprocesser.
Værktøjet er integreret med APOS-modulet, og alle processer kan danne grundlaget for organisationen i auditen. For eksempel kan alle processer med roller, bedste praksis, krav og tjeklister tilknyttes hvert auditkriterium for at vise, om overholdelsen er opnået eller ej.
 

Auditresultater og observationer - Reducer omkostninger ved at undgå omfattende ændringer, spild, defekter, tilbagekaldelser eller retssager. 
Auditresultater danner grundlaget for at udtrykke en auditopinion og skal rapporteres i en oversigt over resultater og bestridte omkostninger. Værktøjet understøtter håndtering af resultater relateret til auditresultater, evaluerer beviser og sammenligner dem med auditkriterierne. Det kan vise overholdelse eller manglende overholdelse af kriterierne samt bedste praksis eller forbedringsmuligheder.
 

Oversigter over resultater, konklusioner og anbefalinger på en klar og præcis måde.
Ved resultater og observationer kan de registreres i auditværktøjet, da det er integreret med QIS-modulet til kvalitetsforbedring. Der kan tilføjes handlinger for at delegere opgaver i forbindelse med behandlingen af opdagelsen, logge kommentarer, indtastninger, verifikation for at kontrollere effekten af handlingerne og mere.
 

Understøttelse af register over rodårsager
Hvert auditresultat og auditobservation kan dokumenteres, og en dato kan fastsættes for, hvornår det skal afsluttes, og hvem der er ansvarlig for at udføre det. Det er arbejdsflowsbaseret og understøtter udførelse/analyse for at afsløre rodårsagen.
 

Brug af Compliance Report Tool til overholdelse af regler og forskrifter.
Et separat værktøj til rapportering af overholdelse af regler og forskrifter er tilgængeligt for at hjælpe de ansvarlige med at oprette oversigter, der viser, at interne styringselementer er knyttet til eksterne love og forskrifter, hvor overholdelse kan påvises under revisionen.

SoluDyne-systemet inkluderer som standardfunktionalitet automatisk generering af krydsreferencelister, der viser, hvilke love og forskrifter - herunder ISO-krav - der er dækket/beskrevet i de indtastede procesbeskrivelser.

Funktionaliteten muliggør specifikation, sporing og overblik over overholdelsesniveauet i organisationen/opfyldelse af individuelle krav. For hvert krav angiver en farvekode, om kravet er: Ikke opfyldt, delvist opfyldt eller opfyldt.