Effektivt ISO 19011-basert Audit-verktøy for smidig og nøyaktig revisjonshåndtering. Optimaliser prosessen nå!

Audit / Revisjon er viktig for å sikre nøyaktigheten og påliteligheten til regnskap, poster, transaksjoner eller operasjoner til en enhet. De gir forsikring til investorer, kreditorer, regulatorer og andre interessenter om at den økonomiske og operasjonelle informasjonen som presenteres av en enhet er rettferdig og pålitelig. Revisjon bidrar også til å oppdage og forhindre svindel, feil og feilinformasjon som kan påvirke organisasjonens ytelse og omdømme.
 

• En systematisk og uavhengig undersøkelse av en organisasjons regnskap, poster, drift eller ytelse.

• En måte å sikre at informasjonen som presenteres er rettferdig, nøyaktig og i samsvar med gjeldende standarder og forskrifter.

• Har fordeler som:

  • Forbedre troverdigheten og påliteligheten til informasjonen.

  • Forbedre den interne kontrollen og styringen av organisasjonen.

  • Identifisere områder for forbedring og risikoreduksjon.

Revisjon - Et verktøy med funksjonalitet bygd på og i samsvar med ISO-standarder.

Revisjonsverktøyet er basert på ISO 19011-standarden og brukes som utgangspunkt når det gjelder begreper, definisjoner og arbeidsmetodikk.

Revisjonsverktøyet sikrer at brukere enkelt kan forberede, utføre og følge opp revisjonsprogram, revisjonsplan og revisjonsobservasjoner.
 

Verktøyet kan brukes til alle typer revisjoner: Både interne og eksterne andrepartsrevisjoner som Leverandørrevisjon og andre tredjepartsrevisjoner som Sertifiserings- og/eller Akkrediteringsrevisjon.
 

WBS - Work Breakdown Structure
Revisjonsverktøyet har en struktur basert på WBS for å bryte ned revisjonsprogrammene i mindre og mer håndterbare oppgaver: Revisjonsprogram, revisjonsplan med revisjonskriterier, aktiviteter og handlinger. Det gir status på alle arbeidsoppgaver i forbindelse med de enkelte revisjonene, inkludert hvor langt man har kommet med den enkelte oppgaven og hvem oppgavene er tildelt.

Revisjonsregister og revisjonsgruppe: En logisk struktur for å bygge innhold
Revisjonene kan bygges opp og arkiveres i en hierarkisk trelignende logisk struktur ved hjelp av revisjonsregister, revisjonsgruppe og revisjonsprogram. Et revisjonsprogram kan for eksempel inneholde alle revisjoner i løpet av et år og ha muligheten til å legge til flere revisjonsplaner under hvert program.

Revisjonsprogram / Audit Program
Kravene til ISO 9001 revisjonsprogram krever planlegging, etablering, implementering og vedlikehold av et revisjonsprogram.
Verktøyet sikrer støtte for alle nødvendige krav og er i samsvar med ISO sine krav for revisjonsprogram. Fordi revisjonsprogrammet brukes til detaljerte oversikter angående referanser, lenket og detaljert dokumentasjon, prosjektdeltakere, risiko og KPI-er.
 

Risikovurdering
Verktøyet gir utmerket støtte for å bygge opp risikoregisteret og utføre sårbarhetsvurdering i forbindelse med aktiviteter og planer som skal utføres.
 

Kritiske suksessfaktorer
Revisjonsverktøyet er integrert med verktøy for strategisk ledelse for å sikre overholdelse av strategiske mål og kritiske suksessfaktorer.
 

Gantt-oversikter
En Gantt-oversikt basert på status og fremdrift i revisjonsprogrammet er tilgjengelig på siden for revisjonsprogrammet og gir en oversikt over planlagte og gjennomførte revisjoner.
 

Arbeidsflyt
Oppgavene kan fordeles til ulike ansvarlige via arbeidsflyter og har alle nødvendige trinn for en revisjon, inkludert prestasjon, gjennomgang av revisjonskonklusjon, overvåking og oppfølging, samt godkjenning med avslutning av revisjonen til revisjonsendelig kvittering i samsvar med ISO.
 

Varsel i arbeidskø med e-post til utfører
Hver oppgave sendes til den ansvarlige sin arbeidskø for utførelse. Som en påminnelse til den ansvarlige utføreren sender verktøyet automatisk e-postvarsler for å sikre oppmerksomhet og oppfølging av arbeidet som skal utføres.
 

Revisjonsplan
Revisjonsplanen beskriver aktivitetene og avtalene for revisjonen og den planlagte revisjonen av et emråde, avdeling eller lignende. Den dokumenterer mål, omfang og prosedyrer for revisjonen. Den hjelper til med å sikre at revisjonen gjennomføres effektivt og pålitelig, og at revisjonsresultatene er pålitelige og relevante. Revisjonsplanen hjelper også med å kommunisere forventningene og ansvaret til revisorer og de som blir revidert, og unngå misforståelser eller konflikter under revisjonsprosessen.
 

Revisjonskriterier - Revisjonskriterier dokumenteres i hver revisjonsplan og kan brukes som en sjekkliste
Revisjonskriterier er krav, normer og/eller standarder som revisjonen/den reviderte enheten må vurderes mot. I SoluDyne-verktøyet kan revisjonskriteriene struktureres som en sjekkliste med kriterier for hvert element som gjennomføres under revisjonen. Kriteriene kan være retningslinjer, prosesser, prosedyrer, instruksjoner, styringselementer, lovpålagte krav, kontraktsmessige forpliktelser og mer. Det er enkelt å registrere observasjoner og avvik på hvert revisjonskriterium og sende ut korrigerende eller forebyggende tiltak til ansvarlige for å håndtere funnene.

Overholdelse av interne levende prosesser
Verktøyet er integrert med APOS-modulen, og alle prosesser kan være grunnlaget for organisasjonen i revisjonen. For eksempel kan alle prosesser med roller, beste praksis, krav og sjekkliste knyttes til hvert revisjonskriterium for å vise om overholdelse er oppnådd eller ikke.
 

Revisjonsfunn og observasjoner - Reduser kostnader ved å unngå omarbeid, avfall, defekter, tilbakekalling eller søksmål
Revisjonsfunn danner grunnlaget for å uttrykke en revisjonsopinion og må rapporteres i en oversikt over funn og bestridte kostnader. Verktøyet støtter håndtering av funn knyttet til revisjonsresultater, evaluerer bevis og sammenligner det med revisjonskriterier. Det kan vise overholdelse eller manglende overholdelse av kriteriene, samt beste praksis eller forbedringsmuligheter.
 

Oversikter over funn, konklusjoner og anbefalinger på en tydelig og kortfattet måte
Ved funn og observasjoner kan de registreres i revisjonsverktøyet ettersom det er integrert med QIS-modulen for kvalitetsforbedring. Man kan legge til tiltak for å delegere oppgaver i forbindelse med behandling av oppdagelsen, logge kommentarer, inndata, verifisering for å sjekke om tiltakene har effekt og mer.

Støtte for register over rotårsaker
Hvert revisjonsfunn og revisjonsobservasjon kan dokumenteres, og en dato kan settes for når det skal avsluttes, og hvem som er ansvarlig for å gjøre det. Det er arbeidsflytbasert og støtter utførelse/analyse for å avdekke rotårsaken.

Bruk av Samsvarsverktøy for å overholde regler og forskrifter
Et eget verktøy for rapportering av overholdelse av regler og forskrifter, er tilgjengelig for å hjelpe ansvarlige med å opprette oversikter som viser at interne styringselementer er knyttet til eksterne lover og forskrifter, der overholdelse kan vises under revisjonen.

SoluDyne-systemet inkluderer som standardfunksjonalitet automatisk generering av kryssreferanselister som viser hvilke lover og forskrifter - inkludert ISO-krav - som er dekket/beskrevet i prosessbeskrivelsene som er lagt inn i systemet.
 

Funksjonaliteten muliggjør spesifisering, sporing og oversikt over overholdelsesnivået i organisasjonen/oppfyllelse av individuelle krav. For hvert krav indikerer en fargekode om kravet er: Ikke oppfylt, delvis oppfylt eller oppfylt.